Convoquer rapidement une assemblée générale extraordinaire
Attendre l'assemblée annuelle peut coûter plusieurs mois d'astreinte. Une AG extraordinaire se prépare en quelques semaines.
Quand un arrêté impose des travaux avec un délai, attendre l’assemblée générale annuelle est rarement tenable. Une assemblée extraordinaire s’impose. Voici comment la monter sans fausse manœuvre.
Qui peut la provoquer
Le syndic convoque l’assemblée. Il peut le faire de sa propre initiative, et il doit le faire à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix. En pratique, dans un dossier de péril, le syndic n’a pas besoin qu’on le lui demande : l’urgence justifie la convocation.
Le délai à respecter
La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Comptez donc environ un mois entre la décision de convoquer et la tenue de l’assemblée, le temps de préparer les documents.
C’est ce mois qu’il faut employer utilement : il ne sert à rien de convoquer si le programme de travaux n’est pas chiffré.
L’ordre du jour : ce qu’il faut y mettre
Chaque décision doit faire l’objet d’une résolution distincte, rédigée précisément. Pour un dossier d’arrêté, prévoyez au minimum :
- le programme de travaux et son budget ;
- la mission de maîtrise d’œuvre et ses honoraires ;
- les missions techniques : bureau d’études structure, géotechnicien si nécessaire, coordonnateur SPS, diagnostics avant travaux ;
- la mission de l’AMO chargé des demandes de subvention ;
- le plan de financement et l’échéancier des appels de fonds.
Le détail est développé dans voter les travaux en assemblée générale.
Les documents à joindre
Une convocation sans pièces produit une assemblée qui reporte. Joignez :
- l’arrêté et son rapport ;
- une note de synthèse d’une page : ce qui est imposé, dans quel délai, ce que l’on risque à ne rien faire ;
- le descriptif des travaux et les devis comparés sur une base commune ;
- le budget en TTC, avec le HT à côté, et le plan de financement. Voir préparer le budget ;
- le formulaire de vote par correspondance.
Le vote par correspondance change tout
Dans les copropriétés où la participation est faible, le vote par correspondance est le meilleur moyen d’atteindre la majorité. Le formulaire doit être joint à la convocation, et les votes reçus avant l’assemblée sont pris en compte. Mobilisez le conseil syndical pour relancer les copropriétaires : c’est un travail ingrat, mais c’est lui qui fait passer les résolutions. Voir le rôle du conseil syndical.
Pendant ce temps, l’urgence n’attend pas
Les mesures conservatoires imposées par l’arrêté n’attendent pas l’assemblée : le syndic peut les engager de sa propre initiative. Voir syndic : que faire après réception d’un arrêté.
Prévenez enfin le service instructeur de la date de l’assemblée. Un calendrier connu vaut mieux qu’un silence. Voir astreinte et travaux d’office.
Votre immeuble est concerné ? Parlons de votre dossier.
Transmettez-nous l'arrêté et, si vous l'avez, le rapport qui l'accompagne. Nous vous répondons avec une première lecture et la marche à suivre, financement compris.
Dossier déjà engagé, devis en cours, commune qui relance : nous reprenons le dossier là où il en est.
Jusqu'à 50 % du montant HT des travaux de levée d'arrêté peut être financé par l'Anah, sous conditions d'éligibilité. Nous mobilisons les AMO qui montent ces dossiers.